Система автоматизації документообігу від компанії Almexecm — рішення для управління документацією підприємства, яке здатне забезпечити оптимізацію процесів, скоротити витрати на виробництво документації, підвищивши при цьому якість цієї документації та точність інформації, що міститься в ній.
В результаті підприємство отримає підвищення продуктивності і ефективності бізнес-процесів, економію часу і коштів на ведення документообігу. Що призведе до зростання прибутковості підприємства. Ухвалення оперативних рішень, і скорочення часу на узгодження, позитивно позначаться на іміджі компанії, що природно одразу ж позначиться на зростанні кількості замовників.
Система автоматизації документообігу сприймалася як частина фантастичного роману, сьогодні ж все більше передових підприємств сприймають необхідність автоматизації, використовуючи такі системи, як належне.
Проблеми впровадження
Електронний документообіг може бути успішно впроваджений на будь-якому підприємстві. Однак деякі компанії відмовляються від СЕД. Причина — недостатньо серйозне ставлення до вибору системи електронного документообігу.
Серед використовуваних підприємствами сьогодні систем багато розроблялися для конкретних цілей і спочатку мали вузьку спеціалізацію, наприклад програма для роботи з електронною поштою або з короткими миттєвими повідомленнями, інструмент для автоматизації канцелярії або база для ведення архівів. Згодом функціонал цих продуктів допрацьовувався і розширювався, щоб задовольнити вимогам ринку. Однак спочатку, при створенні цих програм, подібна зміна функціональності не було передбачено, тому створені подібним чином системи, не завжди гідної якості і в них чітко простежуються сліди бухгалтерських інструментів, або інструментів архіваріуса. Такі СЕД застосовувати досить небезпечно і дуже незручно.
Існує кілька більш зручний і безпечний варіант — коли функціональність збільшується за рахунок комбінування окремих підсистем таких, як підсистеми:
— автоматизації діловодства;
— електронний архів документів;
— зберігання образів паперових документів;
— маршрутизації документів;
— комплексної автоматизації бізнес-процесів.
Програмні та апаратні ресурси
Потрібно заздалегідь уточнити, які програмні ресурси будуть необхідні для коректної роботи СЕД, і обговорити питання придбання і ліцензування цих продуктів. З апаратними ресурсами проблем зазвичай не виникає.
Перше і основне — операційна система. Швидше за все, вона буде різна для сервера і клієнтської частини, уточніть, чи працює даний продукт на вже встановлених операційних системах. Дізнайтеся, яка система управління базами даних необхідна для роботи з обраної СЕД. Не забудьте з’ясувати сумісність документів, вже існуючих офісних пакетів з тими, з якими працює клієнтське місце.